- Mô tả công việc:
+ Quản lý và giám sát công tác văn thư – lưu trữ:
Xây dựng, tổ chức thực hiện quy trình tiếp nhận, xử lý, phát hành và lưu trữ công văn, tài liệu.
Kiểm tra, giám sát việc đăng ký, luân chuyển, phát hành, lưu trữ văn bản đến/đi.
Đảm bảo tài liệu, hồ sơ được phân loại, lưu trữ khoa học, dễ tra cứu, tuân thủ quy định pháp luật.
+ Quản lý hồ sơ, tài liệu hành chính:
Quản lý hợp đồng, hồ sơ pháp lý, quyết định, thông báo, tài liệu nội bộ.
Theo dõi, cập nhật, sắp xếp hồ sơ nhân sự, hành chính, các tài liệu liên quan đến hoạt động sản xuất.
+ Điều phối và giám sát nhân viên văn thư:
Phân công công việc, hướng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên văn thư.
Đào tạo, giám sát và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên.
+ Báo cáo và phối hợp:
Báo cáo định kỳ/đột xuất cho cấp trên về tình hình công tác văn thư – lưu trữ.
Phối hợp với các phòng ban trong việc cung cấp, tra cứu hồ sơ phục vụ sản xuất – kinh doanh.